Wedding Preparation (Part 2): Essential Vendors

sesuai postingan lalu yang membahas tentang What to Do Before Decided to Marry, postingan kali ini saya mau membahas tahapan selanjutnya setelah kalian berdua (pasangan) akhirnya memutuskan untuk menikah.

bagaimanapun prosesnya, mau ala-ala dilamar ditengah acara heboh dan sang pangeran bertekuk lutut menyajikan cincin, ataupun duduk berdua dan berdiskusi bersama sambil ngemil jagung bakar pinggiran jalan dan berbincang, “sayang, mungkin ini sudah saatnya kita berlabuh bersama“, kurang lebih kalau persiapan saya selanjutnya adalah berdiskusi dengan orang tua.
inilah,

Five to six months before the day

versi cerita saya mungkin kurang lebihnya sudah pernah saya ceritakan awal mula lamaran dan bagaimana akhirnya terjadi lamaran di post ini; so cerita saya fast forward ke setelahnya ya..

jadi, di acara lamaran itu, setelah makan dan acara ramah tamah plus foto-foto, tibalah si pakde dari keluarga saya buat pengumuman tentang tanggal pernikahan. jeng jeng!
oke, oke. jadi pembahasan tanggal ini lumayan krusial di keluarga saya. ceritanya begini, saya mudik ke Bumiayu kan ya untuk Idul Fitri 2017 lalu. sekalian sowan sama beberapa pakde-bude-mbah untuk kasihtau berita mau ada lamaran di Jogja. ada dua pakde-bude saya yang memang saya daulat untuk berkontribusi lebih di acara lamaran itu, dan beliau juga yang menanyakan kapan akan menikahnya.

sebagaimana saya dan si mas yang sudah menimbang-nimbang, apabila lamaran diadakan di tahun 2017, berarti pernikahan di tahun 2018. lebih enak dan santai untuk pikiran (gak terburu-buru), plus nabungnya juga lebih bisa ‘bernafas’.

tetapi eh tetapi, pakde-bude menyarankan agar jangan terlalu lama, karena tidak baik dilihat dari segi agama dan kepantasan. saya dan mas yang pada saat itu mendengar pernyataan mereka, seketika stress mendengarnya. dan akhirnya bolak-balik mempertanyakan “are we in a rush? apakah kita memaksakan kehendak? apa kita terlalu dini?” dan jadi ragu.

pemilihan tanggal bukan menjadi masalah untuk keluarga besar si mas. nantinya diserahkan ke kami juga yang akan menjalaninya. tapi untuk keluarga besar saya, it does matter. daripada nantinya jadi ada acara kunjungan balasan atau rapat lanjutan untuk membahas tanggal, keluarga saya yang akan memilihkan tanggal. makin stress, makin galau, makin ragu. gimana kalau tanggal yang mereka pilihkan terlalu cepat?

saya berpesan ke pakde-bude, untuk memilihkan tanggal paliiiing jauh. permintaan mereka, sebelum Ramadhan. saya banding di bulan Maret. mereka banding di tahun 2017 saja. saya: pingsan seketika

whaaat?! pembahasan tanggal itu saja sudah di bulan Juli 2017, berarti tahun 2017 tinggal 5 bulan lagi! kalau masalah pikiran yang diburu-buru, saya masih bisa manage. yang kami sangat gak bisa manage ya apa lagi kalau bukan biaya.
keluarga besar berpesan, jangan mewah-mewah, sederhana saja secukupnya gak apa. dalam hati, ya siapa juga yang mau mewah, standar orang kan beda-beda. tapi ngundang keluarga + teman terdekat mungkin sudah 100 undangan. sigh!

emosi kami benar-benar diuji. tapi kami hanya bisa pasrah, si mas bolak balik bilang ke saya, misal hanya menikah di KUA lantas makan-makan di restoran yang sama dengan yang kami pakai untuk lamaran, juga tak apa. misal tetap pengen ada resepsi tapi nanti-nanti tahun 2018 juga tak apa. si mas yang banyak berperan untuk menenangkan saya ketika saya lagi sebel banget urusan tanggal ini. lately, kami menyadari, ini ujian pertama kami saat mempersiapkan pernikahan.

fast forward ke acara lamaran, akhirnya pakde mengumumkan tanggal pernikahan will be on December 26th 2017deg. saya langsung sedikit berubah raut mukanya, tatap-tatapan sama si mas dan bilang dalam hati bismillah.

selesai acara lamaran, kami langsung sibuk. saya tetap pada idealisme saya. saya pengen acara nikahan saya bernuansa sangat Jogja, saya udah punya bayangan saya mau pakai baju apa, dekorasi seperti apa, dan lainnya. saya bilang ke mas, mari kita maintain gimana caranya supaya gak over budget. gimana caranya biar bisa tetep fitted in.

A. Buatlah budget.

Hal ini esensial sih, saya langsung bahas sama mas, jumlah dana yang bisa kami berdua siapkan. Oh ya, kami memakai prinsip 50:50; mungkin beberapa pasangan ada yang memakai proporsi 70:30, atau 80:20, it is surely bisa diatur. dengan catatan: komunikasi sama pasangan yang benar, dan sama keluarga satu sama lain juga. jangan sampai ada pihak yang keberatan, dan memaksakan. Setelah itu, saya dan mas juga saling memberi kabar ke keluarga masing-masing, berapa besaran yang harus dipersiapkan keluarga. berapa kemampuan mereka.
setelah tahu besaran totalan biaya yang bisa dipersiapkan, saatnya review harga pada setiap vendor. ingat, ini bukan ajang pilih-pilih vendor, tapi untuk review harga pasaran yang biasa ditawarkan oleh masing-masing vendor.

saya langsung mencari 3 vendor esensial: venue, WO, dan katering.

review harga vendor ini juga membantu pembuatan budget, dan yang penting, menghemat waktu antara vendor sourcing dan budget making.

saya dan mas mendedikasikan setiap weekend kami untuk mempersiapkan pernikahan. sadar kami berdua tetap harus bekerja keras di weekday, makannya kami bagi pikiran weekday – full office things, weekend – full wedding things. keuntungan untuk saya yang rajin browsing dan instagramming, saya juga bisa mencari-cari vendor dari smartphone.

kira-kira alurnya begini: browsing-catat kontak-segera kontak minta price list-catat.

untuk venue, agak susah pakai alur di atas.

biasanya saya tanya teman-teman yang sudah pernah pakai atau tanya-tanya harga gedungnya, untuk selanjutnya saya dan mas datangi.
sebagai kira-kira, saya hitung-hitung kasar jumlah tamu yang akan masuk undangan. isinya adalah keluarga besar saya, keluarga besar mas, dan teman kantor kami berdua, plus teman yang masih komunikasi intens. waktu itu, jumlah undangan ada di kisaran 150, berarti 300 orang kurang lebihnya. jadi, kami gak perlu datang ke Graha Sabha Pramana (GSP) UGM, ataupun ke Jogja Expo Center (JEC) yang kapasitasnya 500 undangan ke atas. lumayan lah bisa skip banyak destinasi.

agak tricky juga ini dalam milih gedung kapasitas kecil, salah-salah nanti malah dapet yang harga sewanya mahal karena dikira eksklusif. tapi, di Jogja banyak kok yang harga sewa gedung masih reasonable cenderung ke affordable. sebagai dicatat: Gedung Pertemuan APMD, Gedung Balai Pamungkas, Gedung Pertemuan Madukismo, dan ada beberapa gedung di daerah Bantul kalau saya gak salah ingat.

ada salah satu joglo yang bisa disewa dekat rumah saya, tapi setelah saya tanya harganya, hmm…. lumayan sama dengan harga sewa Gedung Perwacy yang besar dan baru.
oh ya, kenapa gedung? karena keinginan kami. karena rumah saya ataupun rumah mas tidak memungkinkan untuk diadakan acara. karena keluarga kami gak mau repot beberes dan bebersih rumah. sebenarnya alternatif lain adalah restoran keluarga yang menyediakan tempat agak besar untuk acara-acara, tapi berarti paket bundling antara restoran (katering) dengan tempatnya. hmm, tricky. pokoknya kami sourcing harga pasarannya dulu.

setelah dapat 3 referensi gedung dengan kapasitas cukupan dan harga di range yang kurang lebih mirip, kami note dan masukkan ke dalam list budget, untuk lanjut cari vendor yang lain; WO.

why WO? karena saya butuh orang lain untuk membantu mengkoordinasikan vendor-vendor. karena saya butuh orang untuk menjadi tampungan galau saya. karena saya orangnya gatel kadang pengen ngerjain semua sendiri, dan saya lagi gak mau.
yang ini, saya lakukan through smartphone. cari WO yang mau diatur dan fleksibel untuk vendor-vendornya, karena saya maunya katering gak bawaan dari WOnya; belum lagi pritilan lain kaya undangan dan souvenir yang kayanya saya mau repot sendiri. selesai tau harga pasaran dan simpen kontaknya, saya masukin lagi ke budget list.

selanjutnya, katering. bagian membahagiakan karena bisa icip-icip makanan.

saya direkomendasikan sama mas fotografer lamaran saya, soal vendor ini. dia dulu pakai vendor ini juga untuk nikahannya, dan hasilnya gak memalukan. hemat dan enak!
penasaran, saya kontak dan langsung buat janji test food. hasilnya sesuai prediksi, owner dan staffnya ramah, masakannya enak. saya langsung tutup mata sama vendor lain. love at the first bite ceritanya. catat estimasi budget.

B. Buat Preparation Timeline.

Ini salah satu PR besar juga buat saya, karena harus mendisiplinkan diri. tau kapan dan berapa lama kita boleh ngulik-ngulik vendor, berapa lama proses desain undangan harus dilakukan, dan jadi semacam reminder buat kita juga, kalau semakin sedikit waktu yang ada untuk mempersiapkan sebelum hari H. tapi tetap harus dilakukan, biar disiplin dan remind us to stay on track.

C. Tentukan Pilihan!

Pilihan untuk tema besar weddingnya; tradisional, nasional, keagamaan, atau internasional. tentukan palet warnanya, garis besar tema warnanya mau warna apa? itu juga berpengaruh di dekorasi sampai pemilihan warna baju untuk keluarga.
lanjut ke tentukan vendor yang akhirnya dipakai, setelah browsing sana sini. karena waktu mepet, biar sekalian bisa langsung di book, ya minimal beberapa vendor esensial tadi laah…
akhirnya saya deal dengan:

  1. Gedung Bumi Putera, Bintaran Yogyakarta
  2. Palma Wedding Organizer
  3. Maheswari Catering
yang pertama itu, venue yang gak dicari dari awal, tapi akhir-akhirnya baru inget ada venue itu, dekat rumah si mas pula.

harga yang ditawarkan benar-benar reasonable dan affordable, pengurusnya ramah dan informatif, fasilitasnya juga banyak membantu. minor hal yang saya rasakan setelah acara selesai: sempat panik karena gedung belum dibuka jam 4 pagi, yang seharusnya sudah dibuka. akhirnya dibuka juga jam 4.15. dan ternyata AC yang bagian dari fasilitas tersebut, gak berfungsi. saya dan mas sempat mengeluh, but the show must go on! beruntung ada fasilitas tambahan yang saya sewa sendiri, si AC dan blower.

untuk WO, juga bukan hasil sourcing pribadi. ditengah pencarian WO, saya sempat hampir putus asa karena tak kunjung bertemu WO yang klik.

sampai akhirnya disarankan oleh teman saya Dita, yang sepupunya pernah pakai Palma WO beberapa waktu yang lalu. jam 11 malam saya kontak, spoke personnya ramah dan informatif banget. sabar ngeladenin saya yang permintaannya banyak. hargapun masih fleksibel dan gak menguras banget. saya langsung merasa nyaman, walaupun saya sempat berpikir untuk pakai dekorasi dari luar, akhirnya balik lagi pakai bawaan WO. minor things: almost none, sampai acara selesai mereka masih banyak banget bantu saya, I am a happy customer!

hmm, untuk maheswari catering, kayanya saya gak perlu cerita kenapa akhirnya dipilih. udah pasti sih.

no minor things, malah saya banyak merasa terbantu karena saya disediakan cover kursi sama maheswari, dan kalau buat konsultasi juga enak banget! karena acara saya dari pagi (untuk akad nikah), maka saya minta bantuan pihak maheswari untuk buka 1 stall dari pagi. the result was good! all I hear from family and friends is a satisfaction! 🙂

mulai lah memberi tanda jadi berupa DP ke vendor esensial tersebut, sambil mikir selanjutnya apa lagi nih..

next kami masih harus memilih

  • decorations
  • make up artist (MUA)
  • documentations (photo&video)
  • entertainment&MC
  • souvenir
  • invitation
  • prewedding
  • gift wrapping/mahar
  • ring

tapi sebelumnya, inhale exhale dulu lah, yang penting vendor esensial sudah chosen.

tips di 5-6 bulan sebelum hari H:
  • banyak ngobrol sama keluarga (minimal keluarga inti yang tinggal 1 rumah atau 1 Kepala Keluarga) tentang konsep, keinginan kalian, dan yang paling penting, kesanggupan kalian.
  • tentukan tanggal pasti. bukan tanggal awang-awang. karena vendor esensial tadi butuh tanggal pasti wedding kalian. kalau memang harus diskusi dengan keluarga besar, hitung-hitung pakai kalender dan perhitungan adat, monggo. give them time, dan memang kalau seperti ini, kalian harus bisa pasrah dan ikhlas, kadang pengin tanggal cantik tapi kalau gak pas hitungan, ya sudah yang penting direstui keluarga.
  • jangan spanneng. duh ini Bahasa Indonesianya apa ya, maksudnya jangan panik dan jadi kaku ke pasangan. tapi juga jangan terlalu santai, ya kalau misalnya biasanya jalan-jalan bahas hal-hal random atau yang ringan-ringan, sekarang boleh lah dikasih sisipan hal serius.. saya pribadi bersyukur banget si mas mau diajak berbagi tugas, dan sangat supportif dengan saya. dia membiarkan saya mengurusi vendor-vendor itu, tapi kalau tahu saya sudah lelah atau jenuh, dia yang bagian cheering dan supporting. dabest, mas!
  • fokus kumpulkan pundi-pundi. serius deh, biaya tetep bakal naik dari budget. biaya sampai ke hal-hal pritilan maksudnya.. jadi jangan lengah cuma ngumpulin sesuai budget.
  • less drama. please.. semua akan lebih indah dan ringan serta mudah kalau kamu mengurangi presentase drama dalam segala urusanmu.
  • remember to stay happy. saya dan si mas, sampai H-1bulan masih menyempatkan nonton di bioskop berdua, atau sekedar jalan ke kota tetangga, refreshing. kalian masih bisa kok santai sebentar, dan kalian tetap perlu refresh, biar gak stress.
  • catat! dalam hal apapun saya emang tipikal orang yang catat-able. semua muanya dicatat. kemana-mana bawa jurnal. vendor list, budget, dll selalu ada di dalam jurnal. kegelisahan dimanapun dituangkan di jurnal. tapi kalau kamu mungkin bukan orang yang terbiasa mencatat, mungkin untuk persiapan wedding ini, perlu diubah sedikit jadi orang yang terbiasa mencatat, biar selalu ada record dan gak lupa-lupaan.

kurang lebihnya, hal itu yang saya lakukan di 6 bulan sebelum hari H. feel free to contact me if you need! 🙂

a wife, Mon-Sat office worker.
5 comments
  1. […] Wedding Preparation (Part 2): Essential Vendors […]

  2. Terimakasih mb,artikelnya membantu terutama buat saya yang sedang mencari informasi.
    Kalau boleh tau estimasi biaya yg dibutuhkan berapa y mb?

    1. Halo Icha, terima kasih sudah mampir! 😀
      Untuk estimasi biaya total kah yang dimaksud? Atau ada rincian yang vendor mana? Untuk total, kemarin saya kebetulan kurang dari 40jt 🙂

  3. […] Hai! Postingan ini sudah pindah ke: https://annpoet.com/wedding-preparation-2/ […]

  4. […] Wedding Preparation (Part 2): Essential Vendors […]

Tinggalkan Balasan

Alamat email Anda tidak akan dipublikasikan. Ruas yang wajib ditandai *